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Construisez votre projet.
ACCÈS RÉSERVÉ ENTREPRISE
Gestion Commerciale XCS
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L’objectif de ce guide fonctionnel est de vous donner les
moyens de comprendre et surtout d’évaluer, rapidement, vos besoins en matière de
logiciel de gestion commerciale, comptable, paye.
Cet Audit Express vous permet de prendre le temps d’analyser les questions
fondamentales à vous poser assurant l’adéquation de nos solutions de gestion à
votre organisation interne*.
Certains critères sont prioritaires pour assurer la pérennité de votre prochaine
installation :
- choisir une solution de gestion intégrée vous garantit sécurité et fiabilité
des tableaux de bord décisionnels issus de votre base de données (cohérence des
données de Gestion commerciale, comptable, financière, paye, etc.),
- l’import de vos fichiers de base est un passage obligé pour toute nouvelle
installation : articles, clients, fournisseurs, tarifs, etc. Assurez-vous de
bénéficier d’un module d’imports natif, et de vous adjoindre les compétences
d’un prestataire informatique formé et dont les compétences sont certifiées par
l’éditeur,
- l’accès à un accompagnement technique de proximité (hot-line éditeur ou
services revendeur) est également primordial. Assurez-vous de disposer d’un
contrat d’assistance revendeur incluant les mises à jour éditeur, ainsi que les
différents services de formation, installation, maintenance, etc.
Méthode de l’Audit Express GAMME XCS® APISOFT :
Chaque question correspond à une chaine d’informations caractéristiques
nécessitant la validation des contraintes logicielles avec l’organisation de
l’entreprise. Les notes jointes apportent un complément d’information nécessaire
à la parfaite compréhension de l’ensemble de la chaîne décisionnelle.
Ce document est à usage interne de l’entreprise et vous permet de construire les
premiers pas de votre projet avec APISOFT. L’accompagnement d’un revendeur
certifié par APISOFT sera obligatoire pour la personnalisation de votre logiciel
et sa mise en œuvre au sein de votre entreprise.
* Ce questionnaire n’ayant aucune valeur contractuelle,
APISOFT ne pourra être tenue pour responsable de toute utilisation et
interprétation abusive de ce support, délivré à titre exclusivement informatif.
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La Gestion Commerciale XCS permet une gestion des devises. Le nombre de devises gérées par la
Gestion Commerciale XCS est illimité, garantissant ainsi
l’adéquation aux besoins de votre entreprise. |
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Il s'agit de l'intégration des écritures
de ventes de la Gestion Commerciale en Gestion
Comptable.
La Gestion Commerciale XCS permet de paramétrer
l’ensemble des éléments comptables nécessaires à
l’établissement des pièces commerciales de ventes. |
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C01.
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Gérez-vous une codification interne de vos
fichiers ? |
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C02.
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Si non, vous souhaitez une incrémentation
automatique : |
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C03.
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Souhaitez-vous ajouter des informations dans : |
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C04.
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Si vous avez coché au moins une information, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
par option) ? |
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C05.
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Ces zones sont : |
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La gestion des articles |
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La Gestion Commerciale XCS permet de gérer plusieurs types
d'articles : unité, surface (valorisation
d'unité de longueur et/ou de largeur), volume
(valorisation d'unité de longueur et/ou de
largeur et/ou d'épaisseur), prestation (horaire
ou forfaitaire), nomenclature (composition
d'articles pour créer un produit fini), poids
(poids net ou poids net par quantité), sérialisé
(valorisation par quantité de numéros de séries)
ou composé (aide à la saisie), assurant ainsi une
adaptation parfaite de la gestion à l'activité
quotidienne de l'entreprise. |
C06.
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Quel type d'article gérez-vous ? |
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La Gestion Commerciale XCS vous
permet de générer, de manière automatique ou
semi-automatique, une commande fournisseur depuis
une commande client. Cette fonction s’appelle la
gestion des articles en contremarque. |
C07.
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Gérez-vous les
articles en contremarque ?
[EN SAVOIR PLUS] |
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Afin de simplifier et optimiser la gestion
des stocks et la génération des statistiques, la
GAMME XCS vous
permet de gérer un attribut pour une famille,
un ou plusieurs articles.
Cet attribut est une caractéristique de
l’article. Nous prendrons comme exemple de
gestion des gammes, la taille et la couleur d’un
article. Ces deux gammes permettent de gérer,
sous une seule et même référence d'article,
plusieurs combinaisons possibles.
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C08.
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C09.
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C10.
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Souhaitez-vous
ajouter des informations dans les fiches
'Article' ? |
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C11.
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Si oui, combien de
zones supplémentaires souhaitez-vous ajouter dans
les fiches 'Article' (10 zones supplémentaires
maximum) ? |
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C12.
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Ces zones
sont-elles : |
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Lors
de la création de fiche 'Article', le logiciel
vous propose de récupérer les informations
saisies dans les familles articles. |
C13.
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Souhaitez-vous que ces informations soient
chargées : |
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C14.
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Souhaitez-vous pouvoir rattacher un ou plusieurs
fournisseurs à un article ?
[IMPORTANT] |
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Si vous gérez les lots :
[EN SAVOIR PLUS] |
C15.
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Souhaitez-vous que la saisie de la date de
péremption soit obligatoire ? |
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C16.
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Souhaitez vous que la Gestion Commerciale XCS
effectue un contrôle sur cette date lors de la
saisie des factures ou des bons de livraison ?
[Note] |
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La gestion des fichiers clients |
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Les fiches clients
regroupent l’ensemble des informations relatives
à ce tiers (coordonnées, etc.), mais également
l’ensemble des réglages permettant
l’automatisation des pièces commerciales. |
C17.
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Vous pouvez charger un montant de frais
de port lors de la création d'une nouvelle Fiche
Client. Souhaitez-vous charger cette valeur par
défaut ? |
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C18.
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La Gestion
Commerciale
XCS permet d’attribuer, à un client ou à un fournisseur, une tierce personne qui sera amenée à régler les factures à la place de ce tiers.
Il s'agit du principe de l'affacturage, également appelé factoring.
[EN SAVOIR PLUS]
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Souhaitez-vous gérer la notion de tiers payeur dans la fiche client
? |
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C19.
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Souhaitez-vous ajouter des informations dans les fiches clients ? |
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C20.
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Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
maximum) : |
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C21.
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Ces zones
sont-elles :
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C22.
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Souhaitez-vous pouvoir rattacher plusieurs
adresses à une fiche client ?
[Note] |
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C23.
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La Gestion Commerciale XCS permet de bloquer un client.
Souhaitez-vous pouvoir saisir des pièces
commerciales (commandes, bons de livraison,
factures) si le tiers est bloqué ? |
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C24.
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Dans la fiche
client, vous pouvez saisir un montant d'encours
maximum autorisé pour ce tiers. En cas de
dépassement, vous souhaitez que le logiciel : |
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C25.
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Souhaitez-vous saisir plusieurs R.I.B. sur une
fiche client ?
[Note] |
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La gestion des fournisseurs |
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La Gestion Commerciale XCS permet de référencer l’ensemble
des conditions propres au fournisseur : devises,
frais de transport, frais de facturation, modes
de règlement, remises et escomptes obtenus, délais
de livraison, etc. |
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La Gestion Commerciale XCS vous permet d’attribuer à un
client ou à un fournisseur, une tierce personne
qui sera amenée à régler les factures à la place
de ce tiers.
Il s'agit du principe de l'affacturage,
également
appelé factoring.
[EN SAVOIR PLUS] |
C26.
|
Gérez-vous la notion de tiers payeur dans la
fiche fournisseur ? |
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C27.
|
Souhaitez-vous pouvoir rattacher plusieurs
adresses à une fiche fournisseur ?
[Note] |
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C28.
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Le logiciel calcule
le chiffre d'affaires du fournisseur (notamment utilisé en
statistiques). Quelle base
souhaitez-vous utiliser ? |
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C29.
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Souhaitez-vous saisir plusieurs R.I.B. sur une
fiche fournisseur ?
[Note] |
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Cette option
permet de référencer l’ensemble des
'transporteurs', en saisissant les coordonnées, mais
également les grilles de tarifs applicables. |
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Cette option
permet la gestion des fiches et des grilles
transporteurs dans les pièces commerciales. |
C30.
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Souhaitez-vous automatiser et mettre en place
des règles de calcul du port en fonction du
transporteur ? |
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C31.
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Souhaitez-vous affecter un transporteur par
défaut lors de la création d’une fiche client ? |
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C32.
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Lors de la saisie
de pièces commerciales, la Gestion Commerciale
XCS
vous permet de choisir le mode de calcul des
frais de port.
[Note]
Vous souhaitez
: |
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La Gestion Commerciale XCS
permet d'associer à chaque dossier, article, famille
articles, client, famille clients, un tarif spécifique.
Ainsi, vous pouvez paramétrer autant d'événements
que le nécessite le dynamisme de votre activité
commerciale :
écoulement de surstocks, promotions particulières,
pénétration d'un marché, négociations spécifiques, grands
comptes, etc. Cette fonctionnalité assure au quotidien
simplicité, fiabilité et respect des règles de gestion,
tout en vous permettant de concentrer votre
énergie sur l'activité commerciale de votre entreprise. |
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E01.
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Lors de la saisie
de pièces commerciales, vous pouvez entrer des
lignes sans article référencé. Quelle est
l’unité la plus couramment utilisée ?
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E02.
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Lors de la
création d'une pièce commerciale, souhaitez-vous
créer automatiquement le fournisseur associé à
la pièce, dans la fiche Article (hormis les
demandes de prix) : |
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Codification des pièces commerciales |
E03.
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Utilisez-vous une
codification interne pour la numérotation des
devis ? |
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E04.
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Utilisez-vous une
codification interne pour la numérotation des
commandes clients ? |
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E05.
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Si non,
souhaitez-vous une incrémentation automatique de
type : |
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E06.
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Gérez-vous une
codification interne de vos factures clients ?
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E07.
|
Si non,
souhaitez-vous une incrémentation automatique de
type : |
|
|
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E08.
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Utilisez-vous une
codification interne pour vos demandes de prix ? |
| |
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E09.
|
Si non,
souhaitez-vous une incrémentation automatique de
type : |
|
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E10.
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Utilisez-vous une
codification interne pour vos commandes
fournisseurs ? |
| |
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E11.
|
Si non,
souhaitez-vous une incrémentation automatique de
type : |
|
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E12.
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Utilisez vous une
codification interne pour vos bons de réception
de marchandises ? |
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E13.
|
Si non,
souhaitez-vous une incrémentation automatique de
type : |
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E14.
|
Gérez-vous une
codification interne de vos factures
fournisseurs ? |
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E15.
|
Si non,
souhaitez-vous une incrémentation automatique de
type : |
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E16.
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Indiquez le nombre
de décimales autorisées sur le prix unitaire. [IMPORTANT] |
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E17.
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Indiquez le nombre
de décimales autorisées sur les totaux.
[IMPORTANT] |
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Les zones supplémentaires |
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Le Gestion Commerciale XCS permet d'ajouter des zones
supplémentaires. Si vous souhaitez récupérer la
valeur de ces zones lors du transfert de pièces
commerciales (par exemple, le transfert d’un devis en
commande), il est impératif que ces zones
portent le même nom et qu’elles aient une
structure strictement identique. |
E18.
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Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires en
en-tête des devis ? |
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E19.
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Si oui, combien de
zones supplémentaires souhaitez-vous ajouter dans
les en-têtes de devis (10 zones supplémentaires
maximum) :
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E20.
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Ces zones
sont-elles : |
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E21.
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Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires dans
les lignes de devis ? |
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E22.
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Si oui, combien de
zones supplémentaires souhaitez-vous ajouter (10
zones supplémentaires maximum) :
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| |
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E23.
|
Ces zones
sont-elles :
|
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|
E24.
|
Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires en
en-tête de commande ? |
| |
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E25.
|
Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
maximum) : |
| |
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E26.
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Ces zones
sont-elles :
|
|
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|
E27.
|
Souhaitez-vous ajouter des informations
supplémentaires dans : |
|
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E28.
|
Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
par choix maximum) : |
| |
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E29.
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Ces zones
sont-elles :
|
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E30.
|
Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires en : |
|
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E31.
|
Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
par choix
maximum) :
|
| |
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E32.
|
Ces zones
sont-elles :
|
|
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|
E33.
|
Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires en
en-tête des factures clients ? |
| |
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E34.
|
Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
maximum) : |
| |
|
E35.
|
Ces zones
sont-elles :
|
|
|
|
E36.
|
Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires dans
les lignes de factures ? |
| |
|
E37.
|
Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter : |
| |
|
E38.
|
Ces zones
sont-elles :
|
|
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|
E39.
|
Souhaitez-vous
ajouter des informations supplémentaires ? |
|
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E40.
|
Si oui, combien de zones
supplémentaires souhaitez-vous ajouter (10 zones
supplémentaires par choix maximum en en-tête de pièces
commerciales et 10 zones supplémentaires par
choix maximum
en général) : |
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E41.
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Ces zones
sont-elles :
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E42.
|
Souhaitez-vous ajouter des informations
supplémentaires en en-tête des factures
fournisseurs ? |
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E43.
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Si oui, combien de zones supplémentaires
souhaitez-vous ajouter (10 zones supplémentaires
maximum) : |
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E44.
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Ces zones
sont-elles :
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