Optimisez votre relation client

Définissez en quelques secondes le profil complet de chaque contact, enregistrez les coordonnées d'un ou plusieurs interlocuteurs auprès de ce contact, passez des appels téléphoniques ou envoyez des SMS, des fax ou des e-mails, directement depuis la fiche, etc.

• Afin de faciliter vos travaux quotidiens, une option de mise à jour globale vous permet de réaliser des modifications automatiques dans plusieurs fiches contacts à la fois.
• Le logiciel intègre également une notion d'utilisateur "propriétaire" : chaque utilisateur du dossier peut ainsi disposer d'un aperçu clair des contacts dont il assure la gestion.

Planifiez et déclenchez vos actions commerciales

• Le logiciel vous permet de déclencher instantanément de nouvelles actions pour des contacts ou des utilisateurs sur la base d'actions types : appels téléphoniques, envoi de courriers, fax, e-mails ou SMS.
• Outre les actions unitaires ponctuelles, le logiciel gère également les actions à répéter ou à enchaîner.
• La page d'accueil vous aide à suivre les actions à réaliser pendant la journée, à venir, ou en retard… Des rappels peuvent également être affichés à l'écran, pour que vous ne laissiez plus passer la moindre action.

Générez vos mailings groupés

Vous souhaitez réaliser des envois groupés de courriers, de fax, d'e-mails ou de SMS ?

• L'option de mailings groupés vous permet d'imprimer ou d'envoyer simultanément des courriers, fax, e-mails et SMS personnalisés à un grand nombre de contacts.
• Cet "assistant" de mailing générera également automatiquement les actions correspondant à chaque courrier ou à chaque envoi. Vous conservez ainsi une traçabilité totale sur les actions réalisées pour chaque contact.

Organisez vos listes et listes de travail

Le logiciel vous est livré en standard avec un puissant outil de gestion des listes.

• Vous pouvez ainsi afficher chaque liste avec le contenu et la présentation souhaitée, et exploiter les fonctions de tris, de filtres et de recherche pour n'afficher que les informations ciblées.
• Des listes de travail ou "sous-listes" peuvent également être créées en quelques clics afin d'isoler tous les contacts sur lesquels vous allez réaliser une opération commerciale, ou de prospection donnée par exemple. Vous pouvez ainsi cibler facilement une action sur les contacts d'une liste de travail donnée.

Interfacez Apicontacts à votre solution de téléphonie en toute simplicité

• Passez des appels téléphoniques directement depuis les fiches Actions ou Contacts du logiciel, sans perdre de temps à composer chaque numéro. Le logiciel génère automatiquement les actions correspondant aux appels passés afin de tenir l'historique de chaque contact.
• A réception d'un appel entrant, le logiciel ouvre automatiquement la fiche du contact correspondant au numéro de l'appelant, vous avez ainsi sous les yeux le profil et l'historique de ce contact pour répondre efficacement à ses demandes.

Synchronisez les données de vos collaborateurs nomades

Le logiciel Apicontacts accompagne les collaborateurs nomades de l'entreprise dans leurs déplacements. Le mode Portable permet à un utilisateur de récupérer en quelques secondes le dossier de travail sur son ordinateur portable.

• Pendant son déplacement, ou ses visites en clientèle, il peut ainsi mettre à jour le dossier dans l'environnement de travail Apicontacts avec lequel il est familier.
• A son retour, le logiciel détecte les données modifiées pendant le déplacement et met automatiquement à jour ces informations sur le serveur de l'entreprise.

Dédoublonnage : qualifiez votre dossier de contacts

Vous gérez plusieurs dizaines, centaines ou milliers de contacts, mais comment être sûr que certains d'entre eux ne sont pas présents en double dans votre dossier ? Le logiciel Apicontacts vous est livré en standard avec un assistant de recherche et gestion des doublons qui vous épargnera de nombreuses heures perdues en validation et contrôle de cohérence de votre base de données.

Ouverture : Import / Export, et liaison à la Gestion

Si les informations du logiciel Apicontacts sont totalement sécurisées, notamment grâce aux droits d'accès utilisateurs, le logiciel n'en demeure pas moins ouvert et capable d'importer ou d'exporter des informations précises, sans ressaisie inutile.

• Le dossier Apicontacts peut ainsi être interfacé à votre dossier de Gestion EXPERT ou HUIT.
• Vous pouvez exporter sous forme de tableaux Excel, de documents Word, de PDF, ou de bases de données Access, des informations ciblées du dossier Apicontacts.
• Vous gériez vos contacts avec un autre logiciel ? Apicontacts est en mesure d'importer ces informations depuis des fichiers ASCII fixe, ASCII délimité, ou Access. Vous pouvez ainsi démarrer ou mettre à jour votre dossier Apicontacts sans ressaisies inutiles.

Personnalisez vos fiches Contacts et Actions

Les contenus et l'apparence des fiches Contacts et Actions du logiciel peuvent être personnalisés afin de répondre aux besoins de chaque utilisateur et de chaque action commerciale que vous souhaitez entreprendre.

• Les possibilités de personnalisation sont multiples : ajout d'onglets, de champs, personnalisation de la taille et de la couleur des champs, des polices de caractères, choix des zones de saisie obligatoire, de l'ordre de saisie, validation après modification, etc.
• Les paramétrages des fiches Contacts sont ensuite associés à un ou plusieurs utilisateur(s). Vous pouvez, par exemple, créer un paramétrage de fiche Contact pour votre service commercial, un autre pour votre service technique, et un autre pour vos téléprospecteurs. La fiche Contact affichée pour chaque utilisateur répond ainsi précisément à ses besoins.
• De même, vous pouvez personnaliser entièrement le contenu et la présentation de chaque fiche Action. Vous pouvez ainsi constituer des fiches Actions spécifiques pour vos appels téléphoniques, envois de courriers, e-mails, fax et SMS.

Ajoutez des zones et des fiches supplémentaires

Le logiciel Apicontacts ne vous permet pas seulement de personnaliser l'apparence des fiches Contacts et Actions, il vous permet également de créer vos propres fichiers et vos propres champs supplémentaires qui viendront compléter ceux fournis en standard.

• Vous pouvez ainsi créer, très facilement et sans aucune programmation, des champs supplémentaires personnalisables de type Texte, Nombre, Choix, Date, E-mail, Téléphone, Site Internet, Document, ou Image.
• Au-delà de ces champs supplémentaires, vous pouvez également créer de nouvelles fiches à part entière. Ainsi, bien que le logiciel ne propose pas de fiche "Concurrents", par exemple, vous pourrez librement ajouter ce type de fiche dans le logiciel et personnaliser la liste des champs composant cette fiche.

Affectez des droits spécifiques à chaque collaborateur

• Vous gérez des informations confidentielles qui ne doivent pas être accessibles à tous les utilisateurs du dossier ? vous souhaitez que chaque utilisateur dispose d'un environnement de travail parfaitement adapté à ses besoins ?
• Apicontacts vous permet de personnaliser les droits d'accès et la fiche Contact utilisée par chaque groupe d'utilisateurs : commerciaux, cadres, téléprospecteurs, etc.
• L'identification permet ainsi de garantir la sécurité au regard des données du dossier et d'optimiser le travail de chaque utilisateur.

Personnalisez vos éditions

Le logiciel Apicontacts intègre un éditeur vous permettant de personnaliser entièrement l'apparence et le contenu de vos éditions. Vous obtiendrez ainsi un rendu répondant exactement à vos attentes, et parfaitement fidèle à l'image de votre entreprise.

• Vous pouvez notamment choisir les informations à imprimer ou afficher, les disposer à votre convenance dans l'édition, personnaliser des champs de formules de calcul, insérer des images, choisir la taille, la police et la couleur des caractères, etc.
• Le paramétrage des éditions est une opération totalement intuitive, ne nécessitant pas de connaissance particulière en programmation. Votre distributeur APISOFT se tient néanmoins à votre disposition pour réaliser pour vous les paramétrages les plus évolués.

Le tableau de bord de votre activité

Vous avez enregistré dans le dossier Apicontacts le profil détaillé de chaque contact, vous avez créé des actions touchant ces contacts, mais comment exploiter de manière efficace toutes ces informations ?

• Grâce au tableau de bord, vous allez pouvoir personnaliser tous les indicateurs nécessaires pour une bonne visibilité sur votre activité, par exemple : le nombre d'actions restant à réaliser dans la semaine courante, le nombre de contacts dont tel utilisateur est propriétaire ET dont le CA est supérieur à 1000€, le temps total des appels téléphoniques passés dans le cadre d'un dossier, le temps moyen des appels téléphoniques passés, etc.
• Un simple clic sur un indicateur permet d'afficher la liste des actions ou des contacts correspondant aux filtres sur lesquels s'appuie cet indicateur : tous mes contacts dont le CA est supérieur à 1000€, par exemple.
• Afin de faciliter la lecture du tableau de bord, vous pourrez rassembler les indicateurs dans des groupes dont vous personnaliserez le libellé.

EXPERT
complète

Personnalisation des fiches actions

Planification et exécution des actions : appels téléphoniques, impression des courriers, envoi des e-mails, fax, sms, etc.

Zones supplémentaires

Envois groupés

Gestions des appels entrants : identification instantanée des contacts connus

Mise à jour des contacts depuis la gestion

Recheche et élimination des doublons

Enchaînement des actions

Création et personnalisation des sous-listes de contacts

Tableau de bord et personnalisation des indicateurs

Zones supplémentaires utilisateurs

Mode Portable : synchronisation des dossiers des utilisateurs nomades