Optimisez votre relation client

Organisez votre fichier clients en familles et sous-familles, et enregistrez le profil complet de chaque client dans sa fiche : coordonnées, tarif, remises, escomptes associés, compte comptable, etc. Ces informations sont exploitées dans le cadre de la facturation, des statistiques et du transfert comptable.

Des champs vous font défaut ? la Gestion vous permet d'ajouter des zones supplémentaires aux fiches clients afin d'enregistrer les informations indispensables à votre activité.

Limitez les risques d'impayés : Le logiciel suit en temps réel le chiffre d'affaires et surtout l'encours de chaque client et peut empêcher la création de commandes ou de factures pour des clients dont l'encours maximum est atteint.

Vous ne souhaitez pas identifier tous vos clients ? le logiciel vous permet de facturer les clients de passage.

Gérez tous les types d'articles

Quelle que soit la nature de votre activité, la Gestion vous permet de créer une bibliothèque constituée de tous les types d'articles exploités dans le cadre de votre négoce : prestations, nomenclatures, surfaces, volumes, poids, sérialisés et composés.

La fiche Article vous permet naturellement de définir les informations indispensables, telles que le prix de revient, la marge et le prix de vente, mais également d'autres informations qui simplifieront votre gestion quotidienne : les codes-barres afin d'accélérer le passage en caisse, ou le compte comptable afin de pouvoir alimenter automatiquement vos journaux d'achats et de ventes suite à la facturation.

Des conditions tarifaires spécifiques peuvent être définies, sur la base des remises par quantité par exemple, ou en fonction d'une période donnée.

Ces articles pourront être gérés en stock, ou non. Notez que vous n'êtes pas obligés de créer tous les articles que vous commercialisez, puisque vous pouvez parfaitement insérer des articles "non référencés" les pièces commerciales.

Appliquez des remises et des tarifs particuliers ciblés

Vous appliquez des tarifs particuliers par client, par article, familles d'articles, familles de clients ou par affaire ? Définissez en quelques instants les grilles de remises correspondantes et éventuellement les périodes pendant lesquelles celles-ci sont applicables.

Si les conditions d'application de ces tarifs particuliers sont vérifiées, le logiciel appliquera automatiquement les remises dans les pièces commerciales.

Chaîne des achats et des ventes : facturez en toute simplicité

Complétez rapidement vos pièces commerciales d'achat et de ventes en faisant appel aux articles de votre bibliothèque ou en insérant des articles non référencés. Les informations propres au client ou au fournisseur sont rappelées en en-tête du document.

Appliquez si vous le souhaitez des remises en ligne, et faites apparaître les sous-totaux en un clic de souris.

Afin de vous éviter toute ressaisie inutile, les documents peuvent être transférés du devis ou de la demande de prix, vers la commande, le bon de livraison/réception ou la facture.

La pièce commerciale peut naturellement être imprimée, faxée, ou envoyée par e-mail sous forme de PDF à vos clients.

Encaissez et suivez les règlements dans tous les modes de paiement

La Gestion vous permet de créer et de personnaliser tous les modes de règlement exploités dans le cadre de votre activité de négoce : comptant, fin de mois, à 60 jours, chèque, carte bancaire, espèces, etc.

Dès la validation de vos factures, la Gestion génère automatiquement les échéances correspondantes dans le Financier, lequel vous permet d'assurer un suivi étroit des relances.

Afin de faciliter votre gestion courante, les règlements peuvent être saisis directement depuis le pied des factures.

Calculez instantanément les commissions de vos vendeurs

La Gestion prend en charge le calcul des commissions de vos vendeurs ou représentants.

Vous pourrez personnaliser les tables de calcul des commissions, et affecter la table appropriée à chaque vendeur.

Le logiciel peut ainsi calculer le montant du commissionnement de vos vendeurs pour une période donnée, en fonction les factures, les commandes ou les encaissements qui lui sont associés.

Laissez le logiciel gérer votre stock en temps réel

La gestion de stock vous permet d'anticiper les ruptures et de prévenir le surstockage.

Afin de vous éviter toute saisie inutile, la gestion de stock est totalement intégrée à vos chaînes des achats et des ventes. Le logiciel met ainsi automatiquement à jour le stock de vos articles suite aux bons de livraison/retour clients, aux bons de réception/renvoi fournisseurs et aux factures.

La contremarque vous permet même de générer une commande fournisseur pour un article, dès que celui-ci est commandé par un client.

La fonction d'inventaire et l'enregistrement des entrées/sorties de stocks vous permettent quant à elles de modifier le niveau de stock enregistré dans le logiciel afin de le faire coïncider avec le stock réel.

Statistiques : contrôlez votre rentabilité

Grâce aux statistiques de Gestion, mettez en évidence le bénéfice réalisé par client, par article, sur une période donnée, etc. Identifiez les vendeurs les plus efficaces, visualisez la liste de vos meilleurs clients et leur rentabilité respective, ou le palmarès des articles les plus vendus… Des dizaines d'éditions sont à votre disposition pour vous aider à suivre votre activité au plus près.
Plusieurs formats de sortie vous sont proposés : écran, PDF, imprimante, e-mail, fax, et éditions dynamiques. Ces éditions dynamiques vous permettent de réorganiser en un instant tout le contenu d'une édition sur l’axe ou les axes de regroupement de votre choix.

Votre comptabilité sans ressaisie : générez automatiquement vos journaux d'achats et de ventes

Transférez instantanément les journaux d'achats et de ventes de Gestion vers la Comptabilité APISOFT, ou sous forme de fichier ASCII si notre comptabilité n'est pas installée.
Ainsi, vous récupérez rapidement dans votre comptabilité, et sans aucune ressaisie, toutes les données issues des ventes et des achats de Gestion.
Ce transfert permettra notamment de générer, sans ressaisie, votre déclaration de TVA dans le logiciel Comptabilité.

Personnalisez vos éditions

La présentation et la mise en page des documents valorisent votre image auprès de vos clients et garantissent leur lisibilité.
La Gestion est livrée avec des modèles de mises en page professionnels prêts à l’emploi. Mais vous pouvez aussi très facilement modifier ces modèles, les adapter à l’image de votre entreprise, et à vos besoins.
Grâce à ses options de mise en page, de traitement de texte et de calcul, la Gestion vous permet de présenter chaque document de manière à lui conférer un caractère unique et à vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin dans le cadre de votre activité.

Commerce, négoce...

• Gestion des tarifs particuliers par client, article, familles de clients, familles d'articles, affaires.
• Edition des étiquettes articles, gestion des codes-barres.
• Personnalisation des règles de commissionnement des vendeurs et calcul automatique des commissions sur une période donnée.
• Transfert des pièces commerciales sur les chaînes des achats et des ventes.
• Gestion de la relation clients : liaison de la Gestion EXPERT et HUIT au logiciel Apicontacts.

Service...

• Gestion des articles de type prestation et des nomenclatures.
• Module optionnel Contrats-SAV intégré à la Gestion XCS.
• Statistique de rentabilité par contrat, par appareil, etc.

Associations...

• Personnalisation des fiches clients/adhérents en fonction de l'activité et des particularités de votre association.
• Personnalisation des éditions : cartes de membres, listings des membres par famille d'activités ou par âge, mailing d'invitation aux assemblées générales, etc.
• Facturation et encaissement des cotisations.

Indépendants...

• Installation et mise en œuvre rapide de votre dossier de Gestion.
• Facturation d'articles référencés et non référencés.
• Suivi automatique de l'encours client.
• Transfert automatique de vos journaux d'achat et de vente en Comptabilité.

Copie de devis

Assistant de transfert comptable

Gestion des stocks, inventaires

Fichiers Clients, Articles, Fournisseurs, représentants

Chaîne des ventes : Devis, Commandes, Bons de livraison, Factures

Chaîne des achats : Commandes, Bons de retour, factures

Mode de valorisation PAMP, Der PA

Gestion des tarifs particuliers : Clients

Apicontacts

Gestion des gammes croisées

Gestion des tiers payeurs

Module de Contrats/SAV

Gestion de la contremarque

Base de données Oracle^®

Gestion EXPERT

“Nous recherchions un logiciel à la fois simple et convivial, susceptible de nous accompagner dans notre nouvelle ouverture internationale, à savoir une gestion multi-devise. Sur ce point,
comme sur tous les autres axes d'utilisation, la Gestion APISOFT
EXPERT a su répondre à toutes nos attentes.”

Mme Saint-Girons, TRANSPORTER (33)

Gestion XCS

“La Gestion XCS bénéficie de la puissance de la base de données Oracle^®, associée au savoir-faire technologique d’APISOFT. Elle offre toutes les qualités essentielles de performance, de sécurité et d’ergonomie de travail. Ceci nous permet de nous concentrer sur notre activité opérationnelle au quotidien, tout en bénéficiant de l’assurance d’un cadre de gestion sécurisé et parfaitement adapté. La GAMME XCS^® associe la richesse fonctionnelle et l’ergonomie, pour un accès rapide et intuitif à l’ensemble des fonctions proposées.”

M. et Mme Hoggan, VTR (92)